Neue Programmleitung bei Uelsener Musiknacht

Wie reagiert man auf die Frage: "Hast du Lust das Programm der Uelsener Musiknacht zu leiten?"  In all den Anfragen, die ich während meines Werdegangs erhalten hatte, ließ mich diese Frage von Marja Ritterfeld am Telefon leicht verstummen. Die Uelsener Musiknacht hatte sich in den letzten zehn Jahren zu einem Traditionsevent in der Grafschaft Bentheim entwickelt. Ein Wanderkonzert, bei dem die Besucher durch die Gemeinde Uelsen spazierten und in verschiedenen Locations Solisten, Duos, Bands und ganze Ensembles hören konnten. Ob in einer Bankfiliale, einer Kunstgalerie, der ref., katholischen oder lutherischen Kirche bis hin zu alten Mühlen und leerstehenden Büroräumen - jede Location wurde mit Musik belebt. Das Besondere an der Veranstaltung: Der Erlös wird jährlich für soziale Projekte gespendet. Bislang kamen bereits über 175.000 Euro Spendengelder zusammen. Dies war den zahlreichen Musikern und Ehrenamtlern zu verdanken, die diesen Abend erst wahrmachen konnten. Veranstalter der Uelsener Musiknacht ist der Rotary Club Uelsen-Coevorden. Bereits in den vergangenen drei Jahren durfte ich als Pianist beim VIP Empfang oder Keyboardspieler der Rockband Alltagshelden mitwirken. Auch konnte ich so einigen jungen Talenten aus der Region die Möglichkeit geben, ebenfalls bei der Musiknacht aufzutreten. Man kannte die Uelsener Musiknacht also als Musiker. Zumindest vom Ablauf her und die Location in der man selber spielte. Denn wenn man als Musiker erst einmal bei der Uelsener Musiknacht positioniert ist, hat man wenig Möglichkeiten sich all die anderen wunderbaren Gastkünstler anzuschauen. 

Tatsächlich konnte ich meine Antwort nicht direkt am Telefon abgeben. Zu groß war die Entscheidung als das ich sie sofort beantworten könnte. Hier muss auch ich erstmal überlegen. Immerhin findet die Uelsener Musiknacht traditionell an jedem dritten Freitag im Januar eines Kalenderjahres statt. Im Dezember habe ich die Grafschafter Showgala, die immerhin sieben Monate Produktionszeit in Anspruch nimmt. Nicht zu vergessen die Weihnachtsaison als Pianist und irgendwo dazwischen standen auch noch Renovierungsarbeiten und der Umzug in die eigene Wohnung an. 

Die Programmleitung der Uelsener Musiknacht zu übernehmen ist eine ehrenvollen Aufgabe. Immerhin tappt man in große Fußstapfen (auch wenn Marjas Schuhgröße wahrscheinlich kleinerer als meine ausfällt...). Es war mir immer eine Ehre ein Teil des Programms zu sein. Nun das Programm koordenieren zu können machte mich sprachlos. Nach ein paar Tagen vereinbarten wir ein Treffen in Uelsen. Auch wenn man das Rad nicht neu erfinden müsste, so müsste man mich so gut es geht einarbeiten damit ich die aktuellen Prozesse und Ansprechpartner kennenlerne. Mit dieser Bedingung sagte ich Marja zu. 

Gesagt, getan. Noch in der selben Woche unternahmen wir eine Ortsbesichtigung und wanderten gemeinsam mit dem damaligen Rotary Präsidenten Hans-Georg Kronemeyer durch die Gemeinde. Ausgerüstet mit Block und Stift schrieb ich mir jeden Hinweis auf. Wer hat wo bislang gespielt? Welche technischen Herausforderungen sind zu meistern? Was lief bislang gut? Was ging vielleicht schon mal schief? Was könnte man optimieren? 

Im Frühherbst dann die ersten E-Mails an alle ehemalige Musiknachtgäste verschickt. Frei dem Motto: "Hallo, ich bin der Neue!"

Klar gab es Stolpersteine hinsichtlich der Kommunikation und Planung. Es wäre ja auch zu einfach, wenn alles glatt läuft. Immerhin besteht die Uelsener Musiknacht aus einem grenzübergreifenden Netzwerk. Sowohl im Rotary Club Uelsen-Coevorden sowie im Live-Programm. Über 300 musikalische Gäste mussten an über 25 Locations koordeniert werden. Wer gerne puzzlet, dürfte solche Aufgaben lieben. 

Ab Oktober füllte sich mein E-Mail Postfach täglich mit der bekannten Betreffzeile "Uelsener Musiknacht". Seien es Clubmitglieder des Rotary Clubs, Musikgäste, Techniker oder neue Musiker. Die Musiknacht wurde lebendig. Jeden Tag entwickelte sie sich ein kleines Stückchen weiter und selbst in den Weihnachtstagen nahm ich mir eine Tasse schwarzen Kaffee und beantwortete etwaige Koordenierungsfragen per E-Mail.

Die Kommunikation in einem Projekt sollte man niemals unterschätzen. Man muss immer abwägen, welche Fragen man schriftlich oder lieber telefonisch bzw. in einem persönlichen Gespräch klärt. Ich glaube, ich war auf einer Musiknacht noch nie so nervös, wie auf der 11. Uelsener Musiknacht. Denn das ist der Moment, wo alles laufen muss und wo man erkennt, man kann nicht an 25 Orten gleichzeitig sein. Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser. Dank der erfahrenen Clubmitglieder, ehrenamtlichen Helfer und zahlreichen Musiker war die 11. Uelsener Musiknacht ein voller Erfolg und hatte keine Reibungsverluste gegenüber dem Vorjahr.

Die 11. Uelsener Musiknacht war für mich eine Einarbeitunsphase. Nun weiß der Wolf, wie der Hase läuft. ;)  

Meine Tipps, wenn du größere Projekte startest: 

• Erstellung einer Kontakdatenbank (Name, E-Mail, Telefon, Funktion, Verantwortlichkeitsgrad, ...)
  Bringt dir einen Überblick und hilft dir schnell die richtige Person zu kontaktieren.

• Erstellung einer Rundmail via "bcc" oder Whatsapp Broadcast Liste
  Eine Information gelangt sofort bei allen Empfängern.
   

• Alle wichtigen Dokumente stets griffbereit haben (Cloud, Dropbox, Google Drive)
  Hilft beim schnellen Reagieren auf Fragen.
  
• Bei Fragen fragen (in diesem Fall war meine Bezugsperson immer Marja ((Danke Marja)))
  Wenn du nicht weiter weißt, frag jemanden der sich damit auskennt. 
  
• Ruhe bewahren
  Rom wurde nicht an einem Tag erbaut. Wenn du das Gefühl hast, alle kommen auf einmal auf dich zu, entscheidest du das Tempo! Ich habe in der Weihnachtsaison alle E-Mail mit Betreff zur Musiknacht z.T. nur noch Freitags beantwortet.
  
• Aufgaben nicht auf morgen schieben
  Was weg ist, ist weg!

Optimierungen bei der 11. Uelsener Musiknacht

• Erstellung eines Redaktionsplans für die Facebook Fanpage
  Vom 1. Dezember bis zur Uelsener Musiknacht (3. Freitag im Januar) wurde jeder Tag ein Gastkünstler in einem Kurzportrait vorgestellt. Samt Foto und Shorttext. 
  
  
• Sammlung von Handyvideos der verschiedenen Live Gigs
  Content Material für die Zukunft (Rücklick Videos)
  
• Feedback aller Gastmusiker einholen
  Hilft bei der Evaluation des Events. Hat es dem Musiker gefallen? Was war gut? Was müssen wir verbessern? Will er gerne wieder dabei sein? 

Was sind deine Tipps bei größeren Projekten? Wie hat dir die Uelsener Musiknacht gefallen? Schreib mir deine Meinung gern in die Kommentare. Vielen Dank dafür! 

Liebe Grüße

- Tom Wolf